Immobilien – Mustervorlagen Vermieter und
verkäufer – kostenlos als PDF
Verfasst von Carsten Erhard, Immobilienmakler & Sachverständiger
für Immobilienbewertung in Würzburg · Stand: Oktober 2026
Beim Verkauf oder bei der Vermietung einer Immobilie fallen immer wieder dieselben Schreiben an. Der Brief an den Mieter, dass die Wohnung verkauft wurde. Die Übergabe der Kaution an den Käufer. Das Protokoll am Tag der Schlüsselübergabe. Damit Sie dafür nicht bei null anfangen müssen, stelle ich Ihnen hier sieben Mustervorlagen kostenlos zum Download bereit.
Alle Vorlagen sind ausfüllbare PDFs. Sie lassen sich am Computer ausfüllen oder ausdrucken und enthalten jeweils eine Extraseite mit Ausfüllhinweisen und dem rechtlichen Hintergrund.
Das Wichtigste in Kürze
- 7 Mustervorlagen kostenlos als ausfüllbares PDF, ohne Anmeldung
- Für Eigentümer, Verkäufer und Vermieter: von der Unterlagenbeschaffung bis zur Schlüsselübergabe
- Jede Vorlage enthält eine eigene Seite mit Ausfüllhinweisen und den passenden Paragraphen
- Mit Hinweisen für Würzburg: qualifizierter Mietspiegel 2025 und Kappungsgrenze von 15 %
Unterlagen für den Verkauf beschaffen
Bevor eine Immobilie angeboten wird, sollten die wichtigsten Unterlagen vollständig vorliegen. Kaufinteressenten und finanzierende Banken fragen danach, spätestens vor dem Notartermin.
Vollmacht zur Unterlagenbeschaffung
3 Seiten · am PC ausfüllbar
Damit eine Person Ihres Vertrauens, zum Beispiel Ihr Makler, Grundbuchauszug, Bauakte, Flurkarte oder WEG-Unterlagen für Sie anfordern darf. Den Umfang kreuzen Sie an. Verfügungen über die Immobilie und Zahlungen sind ausdrücklich ausgeschlossen.
Anfrage an die WEG-Verwaltung
2 Seiten · am PC ausfüllbar
Fordert alles an, was beim Verkauf einer Eigentumswohnung gebraucht wird: Teilungserklärung, Protokolle der letzten drei Jahre, Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Erhaltungsrücklage, Hausgeld und geplante Sonderumlagen.
Vermietete Immobilie verkaufen
Ist die Wohnung vermietet, gehört der Mieter von Anfang an mit ins Boot. Wer ihn früh und verständlich informiert, hat bei Besichtigungen, beim Vermieterwechsel und bei der Übergabe der Kaution deutlich weniger Reibung.
Ankündigung einer Wohnungsbesichtigung
3 Seiten · am PC ausfüllbar
Schlägt dem Mieter drei Besichtigungstermine vor und legt Dauer, Personenzahl und den Umgang mit Fotos fest. Mit Antwortbogen, auf dem der Mieter seinen Wunschtermin ankreuzt.
Mitteilung über den Eigentümerwechsel
3 Seiten · am PC ausfüllbar
Gemeinsames Schreiben von Verkäufer und Käufer an den Mieter: neuer Vermieter, neue Bankverbindung für die Miete, künftiger Ansprechpartner, Kaution und Nebenkostenabrechnung.
Übertragung der Mietkaution
3 Seiten · am PC ausfüllbar
Vereinbarung zwischen Verkäufer und Käufer, wie die Kaution übergeben wird: Barkaution, verpfändetes Sparbuch oder Bürgschaft, mit Zinsstand, Stichtag und eventuellen offenen Forderungen.
Übergabe an den Käufer
Am Übergabetag wechseln Schlüssel, Unterlagen und Zählerstände den Besitzer. Ein sauberes Protokoll mit Fotos der Zähler erspart später Diskussionen, egal ob die Immobilie leer steht oder vermietet ist.
Übergabeprotokoll beim Immobilienverkauf
3 Seiten · am PC ausfüllbar
Für leerstehende und vermietete Objekte: Zählerstände, Schlüssel und Sender, übergebene Unterlagen, Zustand und Mängel sowie mitverkaufte Gegenstände, unterschrieben von Verkäufer und Käufer.
Für Vermieter: Mieterhöhung
Diese Vorlage brauchen Vermieter unabhängig von einem Verkauf, zum Beispiel auch Käufer, die eine vermietete Wohnung übernommen haben.
Mieterhöhungsverlangen nach § 558 BGB
4 Seiten · am PC ausfüllbar
Bitte um Zustimmung zur Erhöhung auf die ortsübliche Vergleichsmiete, begründet mit Mietspiegel, Gutachten oder drei Vergleichswohnungen. Mit Prüfung der Kappungsgrenze und einer Zustimmungserklärung für den Mieter.
So nutzen Sie die Vorlagen
Am zuverlässigsten füllen Sie die PDFs mit dem kostenlosen Adobe Acrobat Reader aus. Je nach Browser oder Handy-App werden Eingaben sonst nicht immer mitgespeichert. Alternativ drucken Sie die Vorlage aus und füllen sie von Hand aus.
- Lesen Sie vor dem Ausfüllen die letzte Seite „Ausfüllhinweise“. Sie ist nur für Sie gedacht und wird nicht mitversandt.
- Streichen Sie Felder, die nicht zutreffen, durch, statt sie leer zu lassen.
- Schreiben an Mieter richten Sie an alle Personen, die im Mietvertrag stehen. Den Zugang sollten Sie nachweisen können, etwa durch Einwurf per Bote mit Protokoll.
- Beim Verkauf gilt immer zuerst der notarielle Kaufvertrag. Die Vorlagen ergänzen ihn, sie dürfen ihm nicht widersprechen.
Die rechtlichen Eckpunkte kurz erklärt
Kauf bricht nicht Miete
Wird eine vermietete Wohnung verkauft, bleibt der Mietvertrag unverändert bestehen. Der Käufer tritt in alle Rechte und Pflichten ein (§ 566 BGB), allerdings erst mit seiner Eintragung im Grundbuch und nicht schon am Tag der Schlüsselübergabe. Für die Zeit dazwischen regelt das gemeinsame Schreiben, dass der Mieter die Miete bereits an den Käufer zahlen darf. Der Verkauf allein ist kein Kündigungsgrund.
Was mit der Mietkaution passiert
Die Kaution geht kraft Gesetzes auf den Käufer über (§ 566a BGB). Der Mieter muss dafür nichts tun. Für Verkäufer wichtig: Bekommt der Mieter seine Kaution später vom Käufer nicht zurück, haftet der Verkäufer weiter. Eine schriftliche Übertragung mit aktuellem Kontoauszug schützt deshalb beide Seiten.
Besichtigung mit Kaufinteressenten
Der Mieter muss Kaufinteressenten nur aus konkretem Anlass und nach rechtzeitiger Ankündigung in die Wohnung lassen (BGH, Urteil vom 04.06.2014, VIII ZR 289/13). Ein geplanter Verkauf ist ein solcher Anlass. Eine feste Frist schreibt das Gesetz nicht vor. Bewährt haben sich etwa eine Woche Vorlauf und mehrere Terminvorschläge zu üblichen Tageszeiten. Fotos der eingerichteten Wohnung gibt es nur mit Einverständnis des Mieters.
Mieterhöhung in Würzburg
Würzburg hat einen qualifizierten Mietspiegel, der vom 1. September 2025 bis zum 31. August 2027 gilt. Für Wohnungen in seinem Anwendungsbereich müssen seine Werte im Mieterhöhungsverlangen stehen, auch wenn Sie die Erhöhung anders begründen. Außerdem gehört Würzburg zu den Gemeinden der bayerischen Mieterschutzverordnung (gültig vom 1. Januar 2026 bis 31. Dezember 2029). Die Miete darf hier innerhalb von drei Jahren höchstens um 15 % statt 20 % steigen.
Ein Gesetzentwurf zur Änderung des Mietrechts (Bundestags-Drucksache 21/6807) wird derzeit im Bundestag beraten. Die Anhörung im Rechtsausschuss ist für den 14. Oktober 2026 angesetzt. Prüfen Sie vor dem Versand daher kurz, ob sich etwas geändert hat.
Unterlagen von der WEG-Verwaltung
Als Wohnungseigentümer dürfen Sie die Verwaltungsunterlagen einsehen (§ 18 Abs. 4 WEG). Kaufinteressenten haben diesen Anspruch nicht. Die Anfrage sollte deshalb von Ihnen oder einem Bevollmächtigten kommen. Viele Verwaltungen schicken die Unterlagen als PDF, teils gegen ein Entgelt nach dem Verwaltervertrag.
Bitte beachten: Die Vorlagen sind allgemeine Muster. Ich habe sie sorgfältig erstellt, kann aber keine Gewähr übernehmen. Sie ersetzen keine Rechtsberatung im Einzelfall. Bei Streit, Mietrückständen oder besonderen Vertragsgestaltungen wenden Sie sich bitte an einen Rechtsanwalt, an Haus & Grund oder an den Mieterverein. Stand aller Vorlagen und Angaben: 7. Oktober 2026.
Häufige Fragen
Ja. Sie können alle sieben Vorlagen ohne Anmeldung und ohne Angabe Ihrer E-Mail-Adresse herunterladen und für Ihre eigenen Zwecke verwenden.
Vermietete Immobilie in Würzburg verkaufen?
Ein Verkauf mit Mietern braucht mehr Abstimmung als ein Verkauf leerstehender Räume: mit dem Mieter, mit der Hausverwaltung und mit dem Notar. Ich übernehme das für Sie, von der Unterlagenbeschaffung über rücksichtsvolle Besichtigungen bis zur Übergabe an den Käufer. Mehr dazu lesen Sie unter Immobilie in Würzburg verkaufen und Wohnung verkaufen in Würzburg. Auf Wunsch ermittle ich vorab den Marktwert Ihrer Immobilie: Immobilienbewertung in Würzburg.
Quellen (Stand: 07.10.2026)
- §§ 558, 558a, 558b BGB – Mieterhöhung bis zur ortsüblichen Vergleichsmiete
- § 566 BGB – Kauf bricht nicht Miete
- § 566a BGB – Mietsicherheit beim Eigentümerwechsel
- § 18 WEG – Verwaltung und Einsichtsrecht
- Stadt Würzburg – Qualifizierter Mietspiegel 2025 (gültig bis 31.08.2027)
- Bayerische Mieterschutzverordnung vom 16.12.2025 (BayMBl. 2025 Nr. 558)
- Deutscher Bundestag – Anhörung zum Gesetzentwurf 21/6807 am 14.10.2026
- BGH, Urteil vom 04.06.2014, VIII ZR 289/13 (Besichtigungsrecht des Vermieters)
- BGH, Beschluss vom 30.01.2018, VIII ZB 74/16 (Zustimmung zur Mieterhöhung durch vorbehaltlose Zahlung)
- BGH, Urteil vom 03.12.2003, VIII ZR 168/03 (Betriebskostenabrechnung nach Eigentümerwechsel)